Tentang

Applikasi Proposal digunakan untuk menggantikan proses pembuatan proposal yang sekarang ini berjalan dengan sistem manual ( by paper ).

Jenis Proposal

Applikasi ini digunakan oleh Semua Departemen di Anggana yang berkaitan dalam pengajuan proposal baik itu kegiatan penjualan / sales, aktivitas marketing, maupun pengajuan lainnya. Berikut adalah daftar jenis proposal / proposal type yang bisa diajukan melalui applikasi proposal ini :

Akses dan Role

1. Untuk membuat proposal, terlebih dahulu user harus sudah memiliki akses kedalam applikasi dan akses ke menu Proposal,
2. Didalam applikasi SiskA, user yang memilik akses ke Proposal diberikan akses role PROPOSAL_USERS, dan User yang melakukan pengecekan proposal diberikan akses role PROPOSAL_CHECKER1 ( untuk user yang cek proposal sales ), dan PROPOSAL_CHECKER2 ( untuk user finance yang melakukan pengecekan proposal )
3. Untuk user - user yang melakukan approval tidak memiliki role khusus, hanya saja di setting dari field isian yang akan melakukan approval.
4. Untuk mulai menggunakan applikasi proposal, login ke SiskA dan buka menu Applikasi > Proposal

Menu Proposal untuk User

Terdapat 4 menu yang disediakan untuk user yaitu :

1. Proposal, menu ini digunakan oleh User yang mengajukan / membuat proposal untuk membuat proposal baru, melihat daftar proposal yang telah dibuat dan statusnya. Menu ini juga bisa digunakan oleh user yang terkait dengan proposal tertentu.
2. Review Approval, menu ini digunakan untuk melakukan Review, bagi atasan dan PIC yang terkait dengan proposal. Pada menu ini atasan atau PIC terkait bisa memberikan review pada kolom Chat untuk bertanya ataupun sekedar mengisikan catatan Review. Setelah atasan mendapatkan notifikasi email untuk melakukan approval proposal, bisa membuka menu ini.
3. Monitoring, menu ini digunakan untuk melakukan monitoring progress pelaksanaan dari Proposal. Data yang tampil disini adalah data proposal yang telah melewati tahapan approval / Review approval secara lengkap ( status APPROVED ). Pada menu ini user penanggungjawab melakukan update progress Proposal, dan apabila sudah selesai bisa membuat Laporan Pertangungjawaban, yang nantinya Laporan pertanggungjawaban yang telah dibuat akan muncul di menu Review Pertangungjawaban
4. Pertanggungjawaban Approval, menu ini digunakan untuk melakukan review atas laporan pertanggungjawaban Proposal.

Membuat Proposal

• Klik pada link icon Proposal,
• Kemudian akan dampil list / daftar proposal dari proposal sebelumnya yang pernah di input.
• Sebelah kiri atas ada tombol +Baru , untuk membuat proposal baru,
• Dan disebelah kanannya ada filter untuk memfilter tampilan data, dengan pilihan sebagai berikut:
  • DRAFT, artinya data yang tampil adalah proposal yang sudah dibuat oleh user namun belum dimintakan persetujuan
  • WAITING FOR APPROVAL, adalah daftar proposal yang sudah dimintakan persetujuan dan atau sedang dalam proses persetujuan namun belum lengkap
  • APPROVED, adalah daftar proposal yang sudah lengkap disetujui dan sedang dalam tahap pelaksanaan ( data yg sudah di approve juga akan tampil di menu MONITORING PROPOSAL )
  • COMPLETE, adalah data proposal yang sudah menyelesaikan laporan pertanggungjawaban dan sudah disetujui semua
• Tombol Refresh digunakan untuk melakukan refresh tampilan data
• Untuk mulai membuat Proposal klik tombol Baru, kemudian akan muncul tampilan form entry proposal seperti terlihat dibawah ini :

Form Entry Proposal

• Pada form entry tersebut ada beberapa bagian, berikut bagian - bagian tersebut dan penjelasan serta petunjuk pengisiannya :
  • Informasi Umum
    • Nama Proposal, diisi dengan Nama pengajuan proposal, narasi singkat yang menjelaskan tentang proposal ( khusus utk MT, di akhir nama ditambahkan keterangan sub dept dari MT untuk memilah proposal )
    • Nomor, Secara otomatis akan terisi oleh sistem
    • Tanggal, secara otomatis akan terisi tanggal hari ini
    • Jenis, Pilih Jenis Proposal dari daftar pilihan yang ada
    • Budget, Pilih dari daftar pilihan, budget dibawah atau sama dengan 5 juta atau diatas 5 juta ( pilihan ini akan berpengaruh pada alur persetujuan )
    • Periode Awal dan Periode Akhir, Isikan dengan tanggal pelaksanaan dari
    • Penanggungjawab, Pilih dari daftar pilihan user, pilih user yang akan bertanggungjawab dengan proposal tersebut. User penanggungjawab nantinya yang akan membuat laporan pertanggungjawaban
    • Diajukan Oleh, Secara default akan muncul user yang membuat proposal
    • Departemen, pilih dari daftar departemen yang ada
  • Latar belakang dan Mekanisme
    • Latar Belakang, diisi dengan Latar belakang pengajuan proposal ini
    • Mekanisme, diisi dengan mekanisme pelaksanaan proposal
  • Tujuan dan Target
    • Tujuan, diisi dengan tujuan dari pengajuan proposal ini, narasi singkat yang jelas
    • Target, bisa di isi dengan beberapa target dipisahkan dengan nama target, misalnya
      • Nama Target : Sales
      • Average before : diisi dengan rata2 capaian 3 bulan sebelumnya
      • Satuan target : dipilih pakah Nominal ( utk nilai uang ), Qty ataupun Persentase
      • Target : diisi dengan angka target dari proposal berdasarkan satuan yang dpilih,
      • Growth : akan otomatis terisi dari perbandingan antara average before dan target
      • Akhiri dengan klik tombol Tambah
    • Apabila ada target lainnya bisa di ulangi langkah pengisian target, dengan nama yang yang berbeda.
  • Biaya
    • Diisi dengan daftar pengajuan rencana biaya yang akan timbul pada proposal ini, contoh pengisian :
    • Nama Biaya, diisi dengan nama rencana biaya yang timbul
    • Jumlah, diisi dengan nominal biaya
    • Budget, pilih dari daftar pilihan budget / kode anggaran biaya ( untuk saat ini belum diterapkan )
    • Akhiri dengan klik tombol Tambah, dan
    • Persentase Cost ratio akan otomatis terisi membandingkan antara total biaya dengan total target yang telah diisi sebelumnya
  • Customer
    • Customer disini adalah daftar customer yang terkait dengan pengajuan ataupun pelaksanaan proposal nantinya apabila ada. Sifatnya opsional boleh diisi boleh tidak, tetapi khususnya untuk proposal yang terkait dengan program Trade Promo ataupun Customer Promo sebaiknya diisi. Petunjuk pengisiannya sebagai berikut :
    • Pada pilihan Regional, pilih REGIONAL > AREA, apabila customer yg terkait adalah global per regional contoh dalam proposal tersebut pelaksanaanya melibatkan Regional 1 Jakarta 1, dan Jakarta 2, maka pilih REGIONAL > AREA, kemudian pilih Regional 1 > Jakarta 2 lalu klik Tambah, dan lanjut dengan memilih Regional 1 > Jakarta 2, klik Tambah lagi. Begitu seterusnya apabila ada pilihan yang lain
    • Apabila Customer hanya terkait beberapa customer baik itu Customer yang ada di database Netsuite ataupun MOKA ( Motoris Kanvas ), pilih CUSTOMER NETSUITE atauapun CUSTOMER MOKA, lalu pilih Customernya dari daftar customer yang tampil dan klik Tambah.
  • Lampiran Data
    • Pada bagian ini, silahkan lengkapi dengan lampiran apabila ada
    • Pertama masukan dulu Keterangan Lampiran-nya, lalu kemudian pilih File Lampiran, dan klik tombol +, pada sebelah kanan File lampiran
    • File lampiran yang telah ditambahkan akan muncul dalam daftar dibawahnya
  • Persetujuan
    • Pada bagian persetujuan, alur persetujuan akan mengikuti Budget Nominal Proposal,
    • Untuk buget dibawah atau sama dengan 5 juta alurnya adalah, Atasan 1 > Atasan 2 > Marketing Brand > Marketing Manager > Finance > Audit > COO
    • Untuk buget diatas 5 juta alurnya adalah, Atasan 1 > Atasan 2 > Marketing Brand > Marketing Manager > Finance > Audit > COO > CFO > CEO
    • Pastikan untuk memilih user / penyetuju yang tepat.
• Setelah semua data diisi dengan lengkap, anda bisa klik tombol Simpan, apabila belum ingin dikirim untuk Review, atau langsung klik tombol Kirim utk Review

Cara mengisi Target

• Setiap Proposal diwajibkan memiliki target ( tujuan dari proposal tersebut ), ada 3 jenis satuan target yg bisa di isi dengan angka yang sesuai dari target tersebut
  • NOMINAL, pilih Jenis target ini apabila target merupakan nominal uang
  • QTY, pilih jenis target ini apabila target berupa jumlah satuan contoh : Jumlah viewer, subscriber, penonton dll
  • PERSENTASE, pilih jenis target ini apabila target berupa persentase progress penyelesaian, contoh : pengiriman karangan bunga target 100%, apabila sudah terkirim maka capaian adalah 100%
• Nama target, isikan nama target, contoh : Target Penjualan
• Average before, isikan dengan rata - rata capaian 3 bulan terakhir ( umumnya untuk target penjualan ), apabila tidak ada angka isikan dengan angka 1 saja
• Satuan Target, satuan target
• Target, angka target sesuai dengan jenis target yang di definisikan
• Growth, Growth ( angka otomatis perbandingan dari target yg ditentukan dengan angka di average before )
• Akhiri dengan klik tombol Tambah
• Target bisa terdiri dari beberapa target, target nantinya akan digunakan sebagai dasar untuk monitoring / update progress capaian.

Cara mengisi biaya

• Apabila proposal menggunakan Biaya, berikan tanda centang pada Cost Ratio Applicable ( dimana secara default sudah otomatis tercentang ), apabila tidak diperlukan hilangkan centang
• Untuk mengisi biaya, pada kolom Nama Biaya, isikan dengan nama biaya
• pada kolom Jumlah, isikan dengan nominal biaya yang diperlukan
• akhiri dengan klik tombol Tambah
• Untuk mengganti / mengubah biaya, hapus terlebih dahulu dengan klik tombol Hapus lalu tambahkan lagi dengan yg baru

Cara mengisi customer

• Apabila proposal anda berlaku untuk customer / area wilayah tertentu maka, customer harus di set
• pada tab Customer, pilih Customer di regional mana yang akan terkait, ada pilihan sbb :
  • REGIONAL > AREA, artinya proposal ini akan berlaku untuk seluruh customer di regional > area yg dipilih, pada pilihan berikutnya
  • CUSTOMER NETSUITE, artinya proposal ini akan berlaku untuk customer yang ada di database ERP Netsuite ( Biasanya utk proposal Sales Direct, Food Service ataupun Distributor )
  • CUSTOMER MOKA, artinya proposal ini akan berlaku untuk customer yang ada di lingkup Motoris dan Kanvas Jakarta
  • CUSTOMER ENTRY, artinya proposal ini akan berlaku untuk customer yg di entry pada isian customer
• Berdasarkan pilian diatas, pada kolom disampingnya anda diminta melengkapi customer secara lebih rinci sesuai yang dimaksud
• Untuk setiap pilihan customer akhiri dengan klik tombol Tambah
• Apabila ada customer yang akan diganti klik tombol Hapus

Cara mengisi lampiran

• Pada tab Lampiran Data
• Isi keterangan Lampiran
• Pilih File Lampiran lalu klik tombol Tambah, untuk menambahkan lampiran kedalam daftar
• Apabila ingin mengganti / menghapus lampiran, klik pada tombol Hapus disamping lampiran yang akan dihapus

Review / Approval Proposal

• Setelah Proposal dimintakan persetujuan, selanjutnya user - user yang terkait dalam proposal akan mendapatkan email / whatsapp notifikasi, berjenjang sesuai dengan alur persetujuan. Jadi dari pertama dimintakan persetujuan yang akan mendapatkan notifikasi pertama adalah Atasan 1 ( role SUPERIOR1 ), setelah atasan 1 klik persetujuan selanjutnya notifikasi akan dikirim ke Atasan 2, dan seterusnya sampai dengan persetujuan complete
• Setiap user setelah mendapatkan notifikasi via email ataupun whatsapp, bisa melakukan persetujuan dengan Buka menu Review dan Approval
• Kemudian akan muncul daftar proposal yang menunggu persetujuan anda, klik pada tombol Review
• Selanjutnya akan muncul tampilan proposal secara lebih detail seperti halnya saat input Proposal,
• Pada bagian bawah proposal, ada kolom chat untuk user reviewer mengisikan komentar, pertanyaan atau text lainnya pada kolom Review anda dan akhiri dengan klik tombol Kirim
• Apabila pada proses review ada pertanyaan, atau hal - hal lainnya, Reviewer mengisi pada chat ini, yang akan memberikan notifikasi ke Penanggungjawab Chat.
• Apabila Proses Review sudah selesai dan reviewer menyetujui pengajuan proposal tersebut, klik pada tombol Review OK,
• Yang untuk selanjutnya Reviewer berikutnya akan mendapatkan notifikasi untuk melakukan review, dan melakukan proses seperti diatas.
• Setelah proses Review semuanya selesai, proposal akan masuk ke kategori proposal yang sudah APPROVED, dan artinay sudah bisa dijalankan, dan masuk ke menu Proposal Monitoring.

Cara melakukan Review

• Pertama - tama, masuk ke menu Proposal > Review
• Lihat di daftar yang ada, lihat pada kolom CURRENT_REVIEWER, apabila terdapat nama anda berarti itu adalah bagian anda untuk melakukan Review
• Klik pada tombol Review
• Selanjutnya akan terbuka form proposal. Lihat dengan seksama pada form proposal termasuk semua detailnya.
• Dibawah dari form proposal akan muncul catatan Proposal, disitu anda bisa melihat catatan Review dari reviewer sebelumnya apabila ada
• Atau apabila anda akan memberikan catatan Review isi pada kolom Catatan anda lalu klik tombol Kirim untuk memberikan catatan.
• Untuk menyelesaikan proses review klik pada tombol Review OK

Request Revisi

Apabila saat melakukan review ada kondisi ditemukan dimana proposal ada kesalahan yg memerlukan perbaikan data, bisa dilakukan dengan dua cara :

• Cara pertama, adalah dengan mengirimkan chat di chatbox dan meminta user pembuat untuk melakukan revisi pada data yg salah, dan anda menunggu respon perbaikan dari user pembuat. Cara ini sederhana namun ada kemungkinan user yang sudah melakukan review / approval sebelumnya tidak aware dengan adanya perubahan yang ada.
• Cara kedua, adalah dengan klik tombol Request Revisi dengan klik tombol ini, akan tampil form isian untuk mengisikan alasan anda kenapa minta direvisi, selanjutnya klik tombol Update maka proposal akan kembali ke mode Draft, artinya semua user harus melakukan review / approval ulang, dan alasan yang anda masukan akan masuk dalam kelompok Chat Catatan Proposal.

Monitoring Proposal

• Proposal yang sudah di review / disetujui lengkap akan tampil di menu Proposal Monitoring
• Pada menu proposal monitoring ada filter ON-PROGRESS, artinya proposal yang tampl dalam status ini adalah proposal yang sedang berjalan, dan COMPLETE, proposal yang tampil dalam status ini adalah proposal yang sudah selesai dijalankan dan laporan pertanggungjawabannya sudah lengkap disetujui. Untuk menampilkan data yg COMPLETE disediakan opsi untuk memilih tanggal, tanggal disini adalah tanggal proposal.
• Data yang tampil pada menu Proposal monitoring akan tampil untuk semua user yang terkait dengan proposal dari mulai pembuat, PIC penangungjawab dan penyetuju, serta Proposal Checker.
• Apabila anda adalah user pembuat, dan atau PIC penangungjawab proposal, di dalam monitoring proposal ini akan muncul tombol tambahan dibagian Action, yaitu :
  • Tombol Progress, tombol ini digunakan untuk melakukan update progress perkembangan pelaksaaan proposal, disini user penanggungjawab mengirimkan data progress target capaian dan aktual biaya, dilengkapi dengan narasi dari progressnya dan lampiran.
  • dan pada kolom PERTANGGUNGJAWABAN ada Tombol Buat Pertangungjawaban, tombol ini digunakan untuk mengirimkan / melakukan finalisasi data laporan progress dan pertanggungjawaban untuk kembali di review oleh user yang disaat awal pengajuan melakukan review / approval. Dengan klik tombol ini artinya Proposal sudah selesai dijalankan dan akan membuat laporan pertanggungjawaban.
  • Tombol lainnya adalah tombol Lihat digunakan untuk melihat detail proposal pada tahapan pelaksanaan.

Cara Update Progress proposal

• Yang bisa melakukan update proposal adalah user pembuat atau penanggungjawab Proposal

• Dari menu Monitoring Proposal, lihat pada Proposal yang akan di update

• Klik tombol Progress

• selanjutnya akan tampil form isian untuk update progress.Ada 2 tab pada form isian tersebut

  • Form Update, digunakan untuk mengisi update progress proposal, dan
  • Riwayat, digunakan untuk melihat riwayat update.

• Untuk mulai mengisi update, pilih Jenis Update, apakah CAPAIAN TARGET, atau ACTUAL BIAYA

• Apabila yang diisi pilih adalah CAPAIAN TARGET, artinya anda akan mengisi update progress terbaru dari TARGET yang ditentukan di proposal.

• Setelah Jenis Update dipilih maka semua Target yang muncul akan tampil di pilihan sebelahnya di bagian Pilihan target / cost untuk diupdate

• Pilih target yang akan diupdate,

• Kemudian isi Tanggal, dengan tanggal update

• Lalu pada isian Capaian Terbaru, masukan angka aktual capaian per tanggal ygn diisi sebelumnya

• Selanjutnya isikan Keterangan atau catatan mengenai laporan update progress tersebut. Keterangan ini yang nantinya akan juga masuk di kolom Chat proposal.

• Lengkapi dengan Lampiran yang mendukung laporan update progress tersebut apabila ada

• Akhiri dengan klik tombol Simpan

• Informasi Update akan masuk ke kolom Chat proposal, dan masuk di tab Riwayat.

• Contoh pengisian target : pada proposal di tentukan target Sales 5 juta, setelah 1 bulan berjalannya proposal atau tanggl 31 agustus 2025 telah tercapai target sebesar 3 juta, maka Pengisiannya adalah sebagai berikut :

  • Pilih Jenis Update = CAPAIAN TARGET
  • Pilih target / cost untuk diupdate = SALES ( 5,000,000 NOMINAL)
  • Isikan tanggal dengan : 08/31/2025
  • Isikan Capaian terbaru : 3000000
  • Isikan keterangan dengan keterangan yang diperlukan
  • Isikan lampiran apabila ada data pendukung untuk informasi capaian tersebut
  • Akhiri dengan klik tombol Simpan.

• Hal yang sama bisa dilakukan untuk update progress aktual biaya. Progress Aktual biaya artinya laporan pemakaian biaya berdasarkan pengajuan biaya dalam proposal.

Pertangungjawaban Approval Proposal

Apabila semua laporan progress sudah di update, dan proposal sudah selesai dijalankan Maka sudah bisa di buat Laporan Pertanggungjawaban.

Membuat Laporan Pertanggungjawaban

• Dari menu Monitoring Proposal, di kolom PERTANGGUNG JAWABAN, akan muncul tombol Buat Laporan

• Akan tampil form isian untuk membuat Laporan Pertanggungjawaban

• Melanjutkan dari menu Monitoring Proposal

• Proposal yang sudah dikirimkan untuk persetujuan pertangungjawabannya akan muncul di menu Pertanggungjawaban proposal

• Pada Tab Pertanggungjawaban akan tampil

  • Progress Aktual Biaya
  • Progress Aktual Capaian
  • Dan SWOT Analysis

• Lenkgapi

Catatan

PROPOSAL_CHECKER1 = Ada akses menu ke Proposal Monitoring dan Pertanggaung jawaban, pertangungjawaban harus melakukan checker.

Purchaseing dibuatkan akses ke menu laporan

— Monitoring utk checker belum muncul

— Buat laporan pertanggungjawaban