Eform

Sebagai sebuah Sistem Kerja, applikasi SiskA juga dilengkapi dengan beberapa form digital yang telah diadopsi dari form kertas ke bentuk digital. Untuk mengaksesnya anda bisa klik Applikasi > E-FORM

Form Digital

Form New Customer (Netsuite)

Form NOO ini digunakakan oleh Tim Sales Direct, Food Service maupun tim sales lain yang terkait dengan pembuatan data customer baru di applikasi ERP Netsuite.

Cara membuat pengajuan Customer baru dengan form NOO

Buka Applikasi SiskA ( bisa juga menggunakan applikasi DAR )
Buka menu Applikasi E-Form, lalu pih Form New Customer
Akan tampil form isian, dan berikut petunjuk pengisiannya :
- **Nomor **, otomatis akan terisi
- Regional, pilih dari daftar pilihan
- Kode Salesman, pilih dari daftar pilihan
- Tanggal, otomatis akan terisi
- Area, pilih dari daftar pilihan
- Jadwal Kunjungan, pilih dari daftar pilihan
- Kategori, pilih dari daftar pilihan
- Jenis Langganan, pilih dari daftar pilihan
- Opsi menggunakan HSCode atau tidak ( khusus untuk customer Export )
- Nama Perusahaan , isi dengan nama Customer / Nama toko / outlet atau nama individu
- Alamat, pada bagian alamat ada 5 jenis alamat,
  - Lengkapi terlebih dahulu Alamat pengiriman,
  - Kemudian apabila customer merupakan Perusahaan, lengkapi Alamat NPWP dan lengkapi pulang dengan NPWP
  - Apabila Customer Individu lengkapi Alamat Pemilik
  - Lengkapi alamat Tukar Faktur, termasuk didalamnya Hari Tukar Faktur untuk mempermudah tim AR Collection melakukan tugasnya
- Lanjut di bagian keuangan, apabila Customer mendapatkan diskon strata pada bagian Reguler Diskon pilih STRATA
- Pada Term of Payment, pilih opsi yang sesuai untuk Waktu pembayaran customer
- Isikan informasi pada kolom Kontrak Diskon, apabila ada diskon kontrak
- Lengkapi juga Kredit Limit, apabila ada ( apabila yang dipilih term of payment adalah COD, maka tidak perlu isi credit limit )
- Lengkapi informasi kontak bagian keuangan dan nomor telepon di customer, untuk memudahkan tim keuangan anggana berkomunikasi dengan customer
- Berikan tanda centang pada opsi pilihan cara pembayaran customer ke Anggana ( Cash, Transfer atau Giro )
- Selanjutnya isikan lampiran yang diperlukan untuk pengajuan ini ( lampiran wajib adalah No NPWP / KTP)
- Setelah semua form terisi lengkap, lengkapi di bagian permohonan persetujuan
  - Disetujui oleh Supervisor
  - Disetujui oleh Manager
  - Mengetahui Dept Finance
- Akhiri pengisian form dengan klik tombol Simpan
- Klik pada tombol Submit untuk disetujui untuk mengirimkan form ke atasan dan user terkait untuk disetujui
- Setelah form dikirimkan untuk persetujuan akan terkirim notifikasi ( email dan whatsapp ) ke user yang akan memberikan persetujuan untuk melakukan persetujuan pada Form yang sudah dibuat tersebut.

Cara melakukan Approval ( untuk Atasan )

Setelah form dikirimkan untuk persetujuan akan muncul notifikasi ke atasan dan user terkait dalam kolom persetujuan ( notifikasi akan dikirimkan via Whatsapp / email )
Sebagai user yang diminta untuk menyetujui, untuk melakukan persetujuan buka menu Approval
Selanjutnya akan tampil daftar form yang menunggu persetujuan anda
Pada bagian filter diatas, ada 2 pilihan,
- Pilihan sebelah kiri ada PANGAJUAN dan SUDAH DI APPROVE,
- Pilihan disebelah kanannya adalah pilihan formnya.
Untuk melakukan Approval pilih PENGAJUAN dan pada bagian Formnya pilih FORM CUSTOMER, selanjutnya klik tombol Refresh

Cara melakukan Approval ( untuk Finance )

Form Repair Request

Form Repair request digunakan untuk membuat permintaan perubahan data pada customer yang ada di data Netsuite. Perubahan dimaksud adalah :

PERUBAHAN TOP/KREDIT LIMIT
PERUBAHAN NAMA CUSTOMER
PERUBAHAN KODE SALES
PERUBAHAN ALAMAT

Form Permintaan Produk Promosi / Sample

Backend Admin Form

Finance Admin

Menu ini digunakan oleh Finance untuk melakukan approval & review pada form NOO dan Repair Request. Saat pertama kali dibuka akan ditampilkan daftar eform FORM CUSTOMER dalam status BELUM DI REVIEW. Untuk menampilkan status dan eform lain, pilih pada pilihan yang ada dan klik tombol Refresh untuk menampilkan data yang dipilih.

Melakukan Review

Klik pada tombol Review disebelah kanan dokumen yang akan