Employee Onboarding IT

Tentang

Dokumen ini adalah panduan bagi karyawan baru PT. Anggana Catur Prima dalam kaitannya dengan penggunaan perangkat / applikasi teknologi informasi yang disediakan oleh departemen IT.

Panduan

User akses

Setiap karyawan baru wajib memiliki akun pada applikasi yang ada di PT. Angana Catur Prima. Applikasi yang ada adalah :

• SiskA, atau Sistem Kerja Anggana, adalah applikasi terintegrasi yang digunakan untuk membantu proses kerja PT. Anggana Catur Prima
• DAR, atau Daily Activity Report Anggana, adalah applikasi Mobile yang digunakan untuk media pelaporan harian team Sales / operasional lain PT. Anggana Catur Prima
• *FMS, atau Fleet Management System, adalah applikasi yang digunakan oleh team Logistic untuk melakukan pencatatan dan pelaporan aktivitas gudang dan distribusi
• Mitra Anggana, adalah applikasi yang digunakan sebagai media kolaborasi antara para Distributor Anggana dengan Anggana.

Cara Request user Akses

• Atasan karyawan bersangkutan atau yang berwenang menginformasikan ke IT untuk permintaan pembuatan akses login.
• Informasi yang diperlukan untuk pembuatan user akses adalah :
  • Nama Karyawan
  • Tgl Mulai Aktif
  • Alamat email ( @anggana.co.id / gmail )
  • Jabatan
  • Atasan
• IT akan membuatkan akun login lengkap dengan role akses berdasarkan kelompok jabatan.
• IT akan memberikan informasi user dan password default ke atasan
• Pertama kali menerima user dan password, user bisa mencoba menggunakannya untuk login
• Setelah login berhasil user disarankan untuk merubah password standar

Cara ubah password standard

• Pada applikasi DAR, masuk ke menu Account > Change Password
• Pada applikasi SiskA, karena akses terhadap applikasi SiskA menggunakan email anggana atau gmail, maka perubahan password dilakukan di applikasi tersebut. Untuk email anggana lakukan perubahan di webmail Zimbra.

---

Kelompok Jabatan : SMD

Untuk SMD terkait dengan IT applikasi yang digunakan adalah Applikasi DAR, aktivitas yang dilakukan adalah :

Absen harian

• Melakukan absen datang dan pulang dengan applikasi DAR

Aktivitas Kunjungan

• Membuat master data customer di DAR ( atau Sinkronisasi dengan data customer distributor )
• Membuat master data customer item di DAR ( atau sinkronisasi dengan data item distributor )
• Membuat Rencana Kerja

Mengisi KPI Individu

• Setiap bulan mengisi KPI Individu ( sebelum tanggal 17 setiap bulan)

Melakukan Review 360 pada karyawan lain yg ditugaskan untuk direview

• Setiap 6 bulan sekali, mengisi Review 360 reguler untuk karyawan yang ditugaskan untuk di reivew ( menunggu instruksi dari HR )
• Disetiap waktu tertentu mengisi Review 360 karyawan kontrak apabila ada email pemberitahuan dari HRD untuk mengisi

---

Kelompok Jabatan : ASPR

Untuk ASPR terkait dengan IT applikasi yang digunakan adalah Applikasi DAR, aktivitas yang dilakukan adalah :

Absen harian

• Melakukan absen datang dan pulang dengan applikasi DAR
• Untuk yang berada di HO bisa juga absen dengan mesin finger

Aktivitas Kunjungan

• Membuat master data customer di DAR ( atau Sinkronisasi dengan data customer distributor )
• Membuat Rencana Kerja
• Melakukan aktivitas kunjungan
• Menginput Sales Order dari applikasi DAR SFA ( khusus untuk ASPR Direct )

Mengisi KPI Individu

• Setiap bulan mengisi KPI Individu ( sebelum tanggal 17 setiap bulan )

Melakukan Review 360 pada karyawan lain yg ditugaskan untuk direview

• Setiap 6 bulan sekali, mengisi Review 360 reguler untuk karyawan yang ditugaskan untuk di reivew ( menunggu instruksi dari HR )
• Disetiap waktu tertentu mengisi Review 360 karyawan kontrak apabila ada email pemberitahuan dari HRD untuk mengisi

---

Kelompok Jabatan : ASPS

Untuk ASPS terkait dengan IT applikasi yang digunakan adalah Applikasi DAR, SISKA dan Mitra Anggana, aktivitas yang dilakukan adalah :

Absen harian

• Melakukan absen datang dan pulang dengan applikasi DAR

Aktivitas Kunjungan

• Membuat master data customer di DAR ( atau Sinkronisasi dengan data customer distributor )
• Membuat Rencana Kerja
• Melakukan aktivitas kunjungan

Mengisi KPI Individu

• Setiap bulan mengisi KPI Individu ( sebelum tanggal 17 setiap bulan)

Melakukan Review 360 pada karyawan lain yg ditugaskan untuk direview

• Setiap 6 bulan sekali, mengisi Review 360 reguler untuk karyawan yang ditugaskan untuk di reivew ( menunggu instruksi dari HR )
• Disetiap waktu tertentu mengisi Review 360 karyawan kontrak apabila ada email pemberitahuan dari HRD untuk mengisi

Mengirimkan laporan STT / STOK

• Menggunakan applikasi Mitra Anggana, melakukan pengiriman data laporan STT Bulanan dan STOK Mingguan

Membuat PO Distributor

• Membuat / upload PO Distributor dengan applikasi Mitra Anggana

---

Kelompok Jabatan : ASPM/RSM

Untuk ASPS terkait dengan IT applikasi yang digunakan adalah Applikasi DAR, SISKA dan Mitra Anggana, aktivitas yang dilakukan adalah :

Absen harian

• Melakukan absen datang dan pulang dengan applikasi DAR

Aktivitas Kunjungan

• Membuat master data customer di DAR ( atau Sinkronisasi dengan data customer distributor )
• Membuat Rencana Kerja

Mengisi KPI Individu

• Setiap bulan mengisi KPI Individu ( sebelum tanggal 17 setiap bulan)

Melakukan Review 360 pada karyawan lain yg ditugaskan untuk direview

• Setiap 6 bulan sekali, mengisi Review 360 reguler untuk karyawan yang ditugaskan untuk di reivew ( menunggu instruksi dari HR )
• Disetiap waktu tertentu mengisi Review 360 karyawan kontrak apabila ada email pemberitahuan dari HRD untuk mengisi

Mengirimkan laporan STT / STOK

• Menggunakan applikasi Mitra Anggana, melakukan pengiriman data laporan STT Bulanan dan STOK Mingguan

Membuat PO Distributor

• Membuat / upload PO Distributor dengan applikasi Mitra Anggana

---

Kelompok Jabatan : Staff HO

Mengisi KPI Individu

• Setiap bulan mengisi KPI Individu ( sebelum tanggal 17 setiap bulan)

Penggunaan Digital Form

• Mengisi form terlambat, untuk keterlambatan kehadiran
• Mengisi form izin keluar kantor, untuk keluar kantor
• Mengisi Form Ketidakhadiran, untuk izin cuti, sakit dll