Mitra Distributor

Kirim data

Menu ini digunakan distributor untuk melakukan upload / pengiriman data ke Anggana. Saat pertama dibuka akan ditampilkan daftar Data yang sudah dikirim dalam status OPEN ( belum diterima oleh team Data Analyst Anggana). Terkait pengiriman data ada beberapa status sbb :

• OPEN, Artinya file sukses diupload, namun belum diperiksa oleh Data Analyst, file yang telah diperiksa / diterima, akan berubah statusnya menjadi RECEIVED. File yang masih dalam status OPEN masih bisa dibatalkan untuk diganti apabila diperlukan, dengan klik tombol BATAL
• RECEIVED, Artinya file telah diterima dan diperiksa, untuk selanjutnya di proses
• REJECT, Artinya file ditolak karena kesalahan tertentu ( pesan kesalahan tampil di file yg ditolak ). File yang di REJECT harus di hapus terlebih dahulu dengan klik tombol BATAL, apabila akan melakukan Upload Ulang pada periode yg sama.

Cara mengirimkan data / laporan :

• Klik pada tombol Upload di sebelah kanan atas ( samping tombol refresh )
• Akan muncul form untuk memilih Periode, Jenis Laporan dan mengisikan keterangan dari laporan yg akan di upload.
• Lengkapi kolom isian tersebut dengan data yang benar
• Akhiri dengan klik tombol Upload Data

Cara membatalkan pengiriman data / laporan :

• Data atau laporan yang dikirimkan bisa di hapus / dibatalkan apabila masih dalam status OPEN
• Klik pada tombol Batalkan untuk menghapus file

KPI & Business Review

• Pada menu Business Review, mitra bisa melihat data hasil olahan team Data yang ditampikan di menu Business Review.
• Semua informasi format dll yang terkait dalam menu ini disediakan oleh tim Data Analyst

Notulen Business Review

• Menu ini akan menampilkan daftar dari Notulen Business Review yang dibuat oleh ASPS Anggana dan membutuhkan approval dari Distributor
• Pertama kali dibuka akan tampil daftar yang belum di approve ( dengan status WAITING FOR APPROVAL ), berisi Tahun, Bulan, informasi Distributor dan pada kolom keterangan berisis catatan dari ASPS terkait permintaan approval notulen tersebut
• Disebelah kanan Notulen ada tombol Approve dan Cetak
• Klik tombol Cetak terlebih dahulu untuk menampilkan notulen, anda bisa membacanya
• Apabila sudah bisa dilanjutkan dengan melakukan approval, klik pada tombol Approve
• Selanjutnya akan muncul, form persetujuan, lengkapi kolom Catatan Persetujuan dengan catatan anda terkait notulen tersebut
• Akhiri dengan klik tombol Kirim Persetujuan
• Notulen yang sudah di Approve, akan masuk ke status APPROVED

Purchase Order

Menu Purchase Order digunakan oleh Mitra ( Distributor ), untuk membuat PO ( Purchase Order ). Ada 2 cara pembuatan PO :

• Menggunakan template MPO,
• Mengisi manual,

Dari 2 cara tersebut alur proses lanjutannya adalah sama, yaitu :

• PO dibuat oleh Distributor / ASPS
• Akan masuk ke APPROVAL1 ( Distributor ) ( apabila distributor akan langsung masuk ke APPROVAL2 yaitu ASPM/RSM/NSM )
• Selanjutnya dari APPROVAL1, masuk ke APPROVAL2 yaitu ASPM/RSM/NSM
• Setelah APPROVAL2 melakukan Approval PO akan terkirim ke System Sales Order Anggana, dan akan dilakukan pengecekan oleh Admin Sales
• Apabila ada kesalahan atau hal lainnya Admin Sales akan menginformasikan ke pembuat PO
• Apabila tidak ditemukan kesalahan atau hal lainnya, PO akan di approve oleh Admin Sales dan masuk ke Sistem ERP untuk selanjutnya di proses.

Berikut ini panduan cara membuat PO dengan 2 cara tadi :

Cara membuat PO menggunakan Template MPO

• Masuk ke menu Mitra -> Purchase Order
• Klik tombol Buat Baru, akan muncul form pembuatan PO
• Didalamnya ada tombol - tombol sebagai berikut :
  • Kembali ke daftar order, untuk kembali melihat daftar PO
  • Simpan, untuk menyimpan PO apabila telah selesai dilengkapi
  • Void, untuk menghapus / membatalkan PO
  • Cetak, untuk mencetak PO
  • Simpan & Kirim untuk persetujuan, untuk menyimpan dan sekaligus mengirimkannya untuk persetujuan distributor
• Dan lengkapi kolom - kolom isian yang ada :
  • Tanggal, secara default akan terisi dengan tanggal hari dibuatnya PO
  • Nomor, penomoran otomatis
  • Distributor, pilih nama distributor yang akan dibuatkan PO
  • Jenis PO, ini bagian paling penting, pilih MPO, untuk pembuatan PO menggunakan template , saat dipilih MPO, tombol Tambah Item dibawah akan berubah menjadi Upload template dan Tarik MPO
  • Lanjutkan pengisian dengan melengkapi PO dengan catatan yang diperlukan
• Setelah pengisian lengkap, lanjut klik tombol Upload template, yang kemudian anda akan diminta untuk memilih file template yang akan di upload. Pilih file dengan Choose file dan klik Upload Data
• Setelah data selesai diupload, akan muncul di dalam daftar item PO

Cara membuat PO dengan entry manual

• Yang dimaksud dengan Cara membuat PO dengan manual Entry adalah anda menginput item dalam PO satu persatu dengan cara manual, tidak dengan upload
• Cara pembuatan PO dengan manual entry, di awal mirip dengan pembuatan PO dengan template
• Hanya saja pada bagian Jenis PO, pilih MANUAL
• Dengan begitu, anda akan bisa menambahkan item secara manual dengan klik tombol Tambah Item
• Saat tombol Tambah Item diklik akan muncul tampilan untuk memilih item, mengisi Qty yang dipesan dan satuan
• Isikan keterangan yg diperlukan apabila ada
• Akhiri dengan klik tombol Simpan
• Selanjutnya item akan masuk dalam daftar
• Ulangi cara yang sama untuk item - item barikutnya.

Setelah semua item PO di input, apabila masih ada item yang mungkin akan anda tambahkan atau kurangi, anda bisa klik tombol Simpan terlebih dahulu, yang akan membuat PO masuk dalam status DRAFT ( masih bisa diubah ataupun di hapus).

Apabila sudah yakin data PO benar, anda bisa langsung klik tombol Simpan & Kirim utk persetujuan. Dengan klik tombol ini selanjutnya PO akan dimintakan persetujuan dengan alur sbb :

• Persetujuan pertama oleh Distributor
• Persetujuan akhir oleh ASPM / RSM

Lebih detail terkait alur persetujuan akan dibahas di bagian dibawah ini :

Purchase Order Approval

• Setelah pembuatan PO selesai, selanjutnya PO siap dilakukan approval, Approval pertama dilakukan oleh Distributor,
• Masuk ke menu Mitra > Purchase Order Approval,
• Selanjutnya akan tampil daftar Persetujuan Usulan Purchase Order.
• Sebagai user Distributor, anda bisa pilih daftar dengan status PERSETUJUAN DISTRIBUTOR, lalu klik tombol Refresh, didaftar ini artinya adalah usulan Purchase Order yang diajukan oleh ASPS / Distributor sendiri dan perlu dilakukan persetujuan oleh Distributor
• Unutk melakukan persetujuan, klik pada bagaian kolom Action, dan icon Lihat
• Selanjutnya akan muncul tampilan PO secara lebih rinci lagi, termasuk didalamnya daftar item yang ada di PO
• Sebagai Distributor, user anda bisa langsung menyetujui atau merubah angka qty PO apabila diperlukan
• Untuk merubah angka Qty item PO yg dipesan anda bisa klik pada tombol edit, disebelah kanan item yang akan diubah, lalu masukan angka Qty menurut anda, akhiri dengan klik tombol Simpan
• Selanjutnya angka yg disetujui akan berubah mengikuti angka yg anda ubah.
• Apabila semua angka sudah benar, anda bisa klik tombol Persetujuan, untuk mengirimkan PO tersebut ke ASPM/RSM anggana untuk persetujuan lebih lanjut

Stock Weekly

Menu ini digunakan untuk pengiriman laporan stock mingguan. Sebagai Distributor, anda bisa melihat data laporan stok mingguan yg dikirim baik oleh ASPS ataupun oleh Distributor sendiri.

• Pertama kali dibuka akan tampil daftar pengiriman laporan stok di periode Bulan dan tahun yang terpilih
• Disetiap item laporan, dikolom paling akan terdapat kolom Status yang berisi OPEN ( apabila laporan baru di buat / diupload dan belum di proses ) atau PROCESSED ( apabila laporan sudah di process )
• Selanjutnya akan muncul form untuk mengisi data laporan yaitu :
  • Distributor, pilih distributor yang akan dilaporkan
  • Untuk periode MPO, pilih periode bulan dan tahun periode laporan stock ini
  • Tgl Pengecekan Stock, isi dengan tanggal dilakukannya pengecekan stock ( mengacu kepada ketentuan penanggalan yg di tentukan oleh Data Analyst )
  • Keterangan, isi keterangan yang diperlukan
  • Dari template, geser opsi checkbox ini untuk melakukan pengiriman dengan metode Upload dari file ( hampir semua pengiriman menggunakan metode ini jadi geser )
  • File Template, apabila pilihan dari template digeser maka pilihan muncul untuk memilih file laporan stock yang akan di upload
  • Akhiri dengan klik tombol *Simpan.
• Apabila tidak menggunakan pilihan Dari template, anda akan diminta untuk mengisikan data stok per item satu per satu ( dengan menggunakan tombol tambah )
• Apabila menggunakan pilihan Dari Template, maka data yang diupload akan masuk kedalam data stok.
• Setelah laporan stok selesai dibuat, maka laporan stok akan muncul di dalam daftar dengan status awal OPEN,
• Laporan stok dengan status OPEN, masih bisa di ubah ataupun di hapus oleh user yang membuatnya.
• Untuk melakukan perubahan / hapus, klik pada tombol Lihat di paling kanan laporan stok yang akan di ubah / hapus
• Setelah itu akan muncul form yang berisi data stok yang telah di upload berserta nama item dan informasi jumlah satuannya. Di sebelah kanan setiap item ada tombol Update yang bisa digunakan untuk melakukan update jumlah apabila ditemukan kesalahan.
• Di paling atas, apabila status masih OPEN akan ada tombol :
  • Hapus, untuk menghapus laporan
  • Tambah Item, untuk menambahkan item kedalam info stock apabila diperlukan
  • Process, untuk mengirimkan laporan ke sistem Data Analyst.
  • Tombol proses, akan mengirimkan data ke table mitra_stock didatabsae data engineer, untuk kemudian di proses secara internal oleh sistem Data Engineer, sementara di data laporan stock weekly status-nya akan diubah dari OPEN menjadi PROCESSED yang artinya data sudah diproses dan tidak bisa dilakukan perubahan / penghapusan lagi. Data hasil proses Data Engineer akan bisa ditampilkan dari menu Laporan > Monthly Purchase Order (MPO)
• Sampai dengan data selesai di proses, maka tahapan pengiriman Data Stock Weekly telah selesai.
• Apabila ditemukan kesalahan data, hanya bisa diperbaiki sebelum di proses.

Berikut panduan singkat video untuk pengiriman laporan stock weekly :